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近萬份的各式文件,其中包含2D圖/3D圖/包裝說明...等不同類型,直接存放在網路磁碟去分享,有沒有更好的方法呢?

【案例】

A客戶是一家電子零件的生產公司,上千種的電子零件有將近一萬份的相關文件,其中包含2D圖/3D圖/包材圖/包裝說明...等不同類型的文件。

這些文件的格式分別有Word/PDF/SolidWorks,目前存放在網路磁碟中,並以產品編號作為資料夾名稱,並將文件類別作為檔名的一部分,提供給業務人員去下載,作為業務推廣和確認訂單之用使用。

 

《遭遇問題》

    1. 文件搜尋不易,無法按照文件類型或是產品系列進行查詢

    2. 下載檔案必須在多個資料夾中切換,操作程序太繁瑣

    3. 資料查詢的不方便,造成業務人員直接以電話要求產品部門,直接用email寄發資料,造成相關人員的額外負擔

    4. 檔案管理不易,

 

   >>業務部需求

    1. 可以快速查詢到最新產品/最近更新的相關文件
    2. 可以使用多重條件(組合條件)去查詢資料。
    3. 提供批次下載或直接打包成壓縮檔,方便寄給客戶。

 

   >>產品部需求

    1. 提供方便的查詢界面,最好是使用瀏覽器即可直接操作
    2. 資料維護的便利性,可以有產品系列/文件類別的分類(關鍵字)功能。
    3. 可以與其它相關文件進行關聯(超連結),例如「產品通報」

 

   >>MIS需求

   1. 系統建置和資料維護的成本要低(最好不要再開發新系統)
   2. MIS部門可以自行維護(修改部分欄位的顯示內容或是調整部分功能)
   3. 有效反應使用者的「真實使用狀況」(不是那種喊爽的系統需求,辛苦開發完了,需求單位根本不使用~😢)

 

【解決方案】

經過了解,A客戶已經導入 Sharepoint 2016 作為公司的企業入口網站(EIP)),並且希望可以發揮公司建置 Sharepoint 的最大效益。

根據客戶目前遭遇的問題及各單位的需求,擬建議以現有的 Sharepoint 的平台,以 No-Code Solution 的方式,提供下列的主要功能,

  1. 以Sharepoint 文件庫取代網路磁碟,加強文件的權限管理功能,並提供使用者的瀏覽紀錄。

  2. 將文件(圖檔/Word/PDF)加上中繼資料,提供分類查詢的功能。

  3. 提供文件內容的查詢功能(Office系列檔案及PDF檔案)。

  4. 提供最近更新文件列表(30天)的快速檢視。
  5. 提供批次下載並打包成壓縮檔的功能。

 

《效益》

  1. 多重關鍵字查詢和依「類別」的快速查詢功能,大幅減少使用者進行查詢的時間。
  2. 有了產品縮圖的檢視,減少資料查詢錯誤的發生。

  3. 以拖拉方式上傳多個檔案,加上類似Excel的表格式操作界面,讓產品部更方便的進行資料的維護。
  4. 提供後台管理界面,方便進行管理人員和群組的維護,無需再透過MIS部門進行設定,減少跨部門的需求支援。

 

《精彩畫面》

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【更多訊息】

本「圖面管理」解決方案,適用平台有: Sharepoint 2013 / 2016 / Online

想要了解更多關於「圖面管理系統」的詳細資料,歡迎來信詢問 Email住址會使用灌水程式保護機制。你需要啟動Javascript才能觀看它

 

#sharepoint #0365 #圖面管理 #取代網路磁碟